Et si vos charges fixes pouvaient varier en fonction de votre niveau d'activité ? C'est l'un des avantages de l'externalisation de la fonction immobilière. Responsable commercial de Regus Sophia, Thierry Vernet plaide pour ce concept qui commence à faire chemin en France.
Externalisez votre immobilier d'entreprise ! C'est l'idée forte de Regus. Le concept de base qui a permis à cette société britannique de devenir le leader mondial des centres d'affaires. Et si vos charges fixes devenaient variables ? est-il noté d'entrée dans le "Livre Blanc" sur les coûts réels de l'immobilier d'entreprise, étude comparative réalisée voilà quelques mois par un cabinet indépendant à la demande de Regus. Cette flexibilité des coûts de l'immobilier d'entreprise et cette adaptabilité à la "vitesse" de l'activité d'une société donnée, c'est également l'argument de poids de Thierry Vernet, responsable commercial du centre Regus Sophia, le plus grand centre de province français de la société avec environ 5.000 m2 de surface.
- SN.com : Pourriez-vous préciser cette notion de charges fixes qui deviennent variables ?
Thierry Vernet : C'est un concept qui est celui de l'outsourcing ou de l'externalisation. L'idée en effet est de rendre variables des charges qui habituellement sont fixes. Quand une entreprise s'installe suivant la formule traditionnelle de bail 3-6-9, son loyer et ses charges seront fixes (hors augmentations indicielles) pendant toute la période de la location. Ce dont elle disposera en terme de locaux également. Si son activité progresse, elle aura du mal à augmenter ses surfaces de bureaux. Si au contraire son activité diminue, elle devra prolonger son maintien dans des locaux trop grands. Cela veut dire que le chef d'entreprise, quand il choisit un local pour son entreprise, doit prévoir ce qui se passera sur les trois ans et, en règle générale, prévoir plus large pour ne pas avoir à changer en catastrophe avec des coûts importants.
Ce que Regus propose, c'est d'externaliser cette fonction immobilière. Quand une société de distribution par exemple fait appel à des prestataires extérieurs, le coût de ces prestations est lié au volume et donc à l'importance de l'activité de la société de distribution. C'est une charge variable alors qu'une charge fixe (si cette société de distribution traite la prestation en interne) reste la même quelque soit le niveau d'activité de la société. Pour l'immobilier d'entreprise, le principe est le même. En fonction de son activité, une entreprise a plus ou moins besoin d'espaces. Certaines font face à une activité saisonnière avec par exemple 10 personnes sur 6 mois de l'année et 2 personnes sur le reste. D'autres ont des besoins qui s'accroissent rapidement ou qui diminuent brutalement avec par exemple la fin d'un projet ou d'un contrat. L'externalisation permet de réguler les charges en fonction de l'activité.
- SN.com : Est-ce que les entreprises sont prêtes à externaliser cette fonction immobilière ?
Thierry Vernet : Les filiales de sociétés américaines sont dans ce contexte. Aujourd'hui, nous travaillons à Sophia avec des sociétés importantes qui souhaitaient quitter des locaux traditionnels pour rejoindre un centre d'affaires. La tendance générale est à une montée de l'externalisation de la fonction immobilière et des services généraux.
- SN.com : Mais en terme de coûts, la solution "externalisation" n'est-elle pas plus chère ?
Thierry Vernet : A première vue peut être. C'est pour cela que Regus a fait réaliser des études comparatives par un cabinet spécialisé. Car il faut raisonner sur le coût global de l'immobilier d'entreprise. Des locaux en bail traditionnel ce n'est pas seulement un loyer. L'étude révèle ainsi que le loyer et les charges associées ne représentent que 39% du coût global. Cinq autres grands postes ont été répertoriés : les frais d’aménagement (cloisonnements, bureaux, réseau voix et données…) qui comptent pour 23%; les taxes annuelles (11%); les frais de fonctionnement (assurances, téléphone, accueil, courrier, reprographie, sécurisation…) pour 13%; la maintenance et l’équipe affectée à celle-ci pour 13%; le management global de la surface occupée pour 1%.
Cette base de calcul et de comparaison est utilisée par les professionnels de l’immobilier pour définir le taux d’efficacité d’une solution externalisée. Elle permet de réellement prendre en compte l’ensemble des coûts liés à l’occupation immobilière de l’entreprise. Ainsi les simulations que nous avons faites sur Paris pour une entreprise de 12 personnes occupant 200 mètres carrés montrent que la première année, l’entreprise réalise une économie de 24% sur ses charges immobilières en choisissant l'externalisation. Les années suivantes, l’économie reste réelle en considérant la parfaite adéquation entre besoins de surface et les mètres carrés effectivement loués. L'analyse est la même sur la Côte d'Azur, car si les tarifs de l'immobilier d'entreprise azuréen ne sont pas les mêmes qu'à Paris intra muros, les tarifs de notre centre d'affaires tiennent évidemment compte de cette différence.
- SN.com : Quels sont pour vous les autres avantages de l'externalisation ?
Thierry Vernet : Il y a aussi les bénéfices financiers liés au concept avec, entre autres, grâce à une mutualisation des ressources, l'accès à des technologies et matériels constamment au dernier cri (autocom, réseau internet, etc.). Cela avec une utilisation (et donc un coût) suivant les besoins. J'ajoute également un bénéfice au niveau opérationnel en terme de capacité, de souplesse et de services disponibles. En externalisant, l'entreprise n'est plus en prise avec les soucis habituels de management de son immobilier et de ses postes de travail. Elle peut ainsi se consacrer entièrement à son métier. Ce qui est toujours gage d'efficacité.