Santé : Whoog décolle sur la gestion des remplacements imprévus

Comment gérer l’absentéisme dans le secteur de la santé? En apportant une réponse à cette question, la start-up Whoog à Sophia Antipolis réussit aujourd'hui son décollage dans le secteur hospitalier à travers un outil efficace de gestion des remplacements imprévus en temps réel. Au départ, ce n'était pourtant pas cette cible que visait le fondateur Guerric Faure. Les premières applications de la jeune société fondée en 2010 jouaient l'application de la géolocalisation sur les mobiles pour gérer des situations d'urgence grâce au soutien d'une communauté. Les premiers prototypes s'étaient adressés aux secours en mer ou aux familles qui pouvaient ainsi gérer une situation d'imprévu.

Gérer le problème de l'absentéisme

Lauréat des Galileo Masters en 2012, la start-up a bénéficié de deux ans d'incubation à l'incubateur PACA-Est qui lui ont permis d'affiner son modèle et notamment de le repositionner sur ce secteur de la santé. La problématique qu'hôpitaux comme cliniques doivent affronter? Entre autres l’absentéisme. Son augmentation croissante depuis 6 ans impacte plus particulièrement le secteur de la santé avec un taux annuel de 5,9%, soit 21,5 jours d’absence en moyenne par personne et par an. Comment gérer cela dans des établissements où l'urgence et l'imprévu sont des lots quotidiens auxquels il faut impérativement pouvoir répondre?

Pour pallier ces absences imprévues, les cadres dirigeants et DRH n’ont en effet d’autre solution que de faire appel en urgence aux salariés en repos, aux vacataires du pôle et parfois aux intérimaires. Bien souvent, le personnel contacté par téléphone ou via sms n’étant pas volontaire, cet usage réitéré pourrait être considéré à terme au regard de la législation du travail comme une astreinte cachée. Le caractère imprévisible de ces absences oblige enfin à des ajustements de plannings et à la mise en place de formations afin de remplacer l’agent manquant.

Une "bourse aux remplacements"

C'est là que Whoog intervient avec sa plateforme de gestion des remplacements imprévus en temps réel. Elle a été développée et brevetée pour permettre à chaque établissement de santé (CHU, clinique) d’optimiser les absentéismes imprévus de son personnel au quotidien. La plateforme est associée à la mise en place d’une "Bourse aux remplacements" avec les salariés et vacataires volontaires. En moins de 40 secondes et en répondant à 4 questions, le cadre de service définit le poste à remplacer. La plateforme Whoog diffuse automatiquement le message de façon équitable aux salariés et vacataires, compétents et disponibles. Elle centralise les réponses, supervise la régulation des flux et intervient comme intercesseur.

Les salariés ont toute latitude pour accepter ou refuser une mission de remplacement, généralement payée en heure supplémentaire. Cette solution simple, rapide et peu onéreuse, encourage les adhésions volontaires, réinstaure un climat de confiance avec la hiérarchie, propice à une meilleure qualité des soins et par une planification optimisée des remplacements, réduit considérablement les dépenses en Ressources Humaines.

Dans la ligne du programme "Hôpital Numérique 2012-2017" et de l'e-santé

"La Bourse aux remplacements que nous avons lancée en 2014" explique Guerric Faure, président de Whoog, "permet ainsi outre, une réduction sensible des coûts directs et indirects affectant la gestion d’un établissement de santé, d’apprécier la qualité sociale de l’entreprise en redonnant une vraie valeur ajoutée aux compétences des équipes soignantes internes au bénéfice des patients. Cet outil technologique au service des gestionnaires décisionnaires souscrit ainsi totalement aux objectifs du programme "Hôpital Numérique 2012-2017" qui vise notamment à améliorer la qualité des soins en favorisant les innovations liées à l’e-santé."

Succès pour Whoog. Sa solution de gestion de remplacements remporte d’ores et déjà l’adhésion de clients de renom soit, par ordre chronologique : Pôle Santé Saint Jean à à Cagnes-sur-mer avec 5 Sites, 550 professionnels de santé; Hôpital privé La Casamance (13) avec 6 pôles d’activités, 400 professionnels de santé; le CHRU Montpellier, le plus gros, avec 8 sites, 11.000 professionnels de santé. Un succès qui pourra être amplifié grâce à une récente levée de fonds de 385 000 euros auprès du FCPR 06 et du Fonds Phitrust pour développer la commercialisation de cette solution de gestion de l'absentéisme.